Stjórn GR

10. grein
Stjórn félagsins skal skipuð sjö mönnum sem kosnir eru á aðalfundi. Sex eru kosnir til tveggja ára í senn, þrír í hvert sinn, en formann félagsins skal kjósa sérstaklega til eins árs í senn. Í stjórn félagsins skulu sitja að lágmarki þriðjungur einstaklinga af hvoru kyni. Á aðalfundi skal jafnframt kjósa þrjá varamenn í stjórn til eins árs í senn. Í forföllum aðalmanna skulu varamenn kallaðir í þeirri röð sem þeir voru tilnefndir við kjör eða kosnir, að teknu tilliti til þess að í stjórn skuli sitja að lágmarki þriðjungur einstaklinga af hvoru kyni.

Hljóti þrír frambjóðendur af sama kyni flest atkvæði í kosningu til stjórnar og/eða varastjórnar skal næsti frambjóðandi af öðru kyni taka sæti þess er hlaut þriðju flest atkvæði.

Formaður félagsins er aðalforsvarsmaður þess og kemur hann fram fyrir hönd félags og stjórnar þegar við á, auk þess sem hann stýrir stjórnarfundum og sinnir öðrum þeim verkefnum sem stjórnin kann að fela honum og lög heimila.

Varamenn mega sitja alla stjórnarfundi í félaginu og hafa þar málsfrelsi og tillögurétt en atkvæðisrétt hafa þeir aðeins í forföllum aðalmanns. Stjórnarmenn og varamenn má endurkjósa.

Á aðalfundi skal kjósa þrjá félaga í kjörnefnd til að annast framkvæmd kjörs til stjórnar félagsins á næsta aðalfundi. Að liðnum framboðsfresti skal kjörnefnd tilkynna á vefsíðu félagsins um framkomin framboð. Kjörnefnd skal annast stjórnarkjör á grundvelli meginreglna um jafnræði og gagnsæi við kosningar. Líði framboðsfrestur án þess að nægilega margir frambjóðendur bjóði sig fram til stjórnar og/eða varastjórnar og að gættum reglum um kynjahlutföll, skal kjörnefnd á aðalfundi tilnefna stjórnar- og/eða varamenn eins og upp á vantar þannig að tilskildum fjölda stjórnar- og varastjórnarmanna sé náð.

Framboð til formanns-, stjórnar- og varastjórnarkjörs á aðalfundi skal berast í síðasta lagi viku fyrir auglýstan aðalfund, sent á netfang er birt skal á heimasíðu félagsins (sjá netfang undir „Stjórn og nefndir GR – kjornefnd@grgolf.is„).  Skal frambjóðandi gera grein fyrir því hvort framboðið er til embættis formanns, stjórnar eða varastjórnar.

Starfsreglur stjórnar GR

Starfsreglur þessar eru settar samkvæmt 11. gr. laga GR. Stjórn GR er bundin af lögum GR. Starfsreglur þessar taka við er lögunum sleppir.

1. Verkaskipting stjórnar
Að loknum aðalfundi í félaginu skal nýkjörin stjórn skipta með sér verkum. Formaður skal gera tillögu um varaformann og ritara. Komi fram framboð annarra en þeirra sem formaður hefur gert tillögu um skal fara fram kosning. Ef atkvæði verða jöfn skal hlutkesti ráða.

2. Hlutverk formanns
Formaður ber meginábyrgð á starfsemi stjórnar, hann skal halda stjórnarmönnum upplýstum um málefni sem tengjast félaginu og stuðla að virkni í allri umræðu og ákvarðanatöku stjórnar. Að auki skal formaður m.a:

• Tryggja að verklag stjórnar sé í samræmi við lög félagsins og góða stjórnarhætti.
• Tryggja skal að nýir stjórnarmenn fái nauðsynlegar upplýsingar og leiðsögn í starfsháttum stjórnar, málefnum félagsins og helstu þáttum sem varða stjórn þess.
• Tryggja skal að stjórnin fái í störfum sínum upplýsingar og gögn til þess að stjórn geti fylgst með málefnum klúbbsins og sinnt stjórnarstörfum sínum.
• Bera ábyrgð á samskiptum stjórnar við framkvæmdastjóra, aðra lykilstarfsmenn ef svo ber undir, styrktaraðila og aðra viðsemjendur.
• Vera talsmaður stjórnar gagnvart Golfsambandi Íslands, stjórnvöldum, fjölmiðlum og öðrum hagsmunaaðilum.
• Semja dagskrá stjórnarfunda, í samstarfi við framkvæmdastjóra, sjá um boðun þeirra og stjórnun. Formaður skal sjá til þess að nægur tími sé gefinn til umræðna og ákvarðanatöku á stjórnarfundum, sérstaklega hvað varðar stærri og flóknari mál.
• Fylgjast með framvindu ákvarðana stjórnar innan félagsins.
• Varaformaður er staðgengill formanns í forföllum hans.

Að frátöldum sérstökum skyldum og réttindum sem fylgja stöðu formanns hafa allir stjórnarmenn, þ.m.t. formaður, sama rétt, skyldur og ábyrgð.

3. Fundarboðun
Fundir skulu haldnir að jafnaði einu sinni í mánuði. Fund er skylt að halda ef einn eða fleiri stjórnarmenn óska þess eða ef framkvæmdastjóri eða endurskoðandi félagsins telur þess þörf. Leitast skal við að fundir séu haldnir á reglulegum tímum.

Boðað skal til stjórnarfunda með tölvupósti með a.m.k. viku fyrirvara ef unnt er. Dagskrá skal send fundarmönnum með a.m.k. tveggja daga fyrirvara ásamt fundargögnum. Frá reglum um fundarboðun má víkja ef aðstæður krefjast þess að fundur sé haldinn án tafar og meirihluti stjórnar er því sammála. Formaður boðar til funda eða framkvæmdastjóri í umboði hans. Ef stjórnarmaður er forfallaður skal hann tilkynna um það fyrirfram.

Óski stjórnarmaður þess að tiltekið mál verði á dagskrá stjórnarfundar skal slík beiðni berast formanni stjórnar eða framkvæmdastjóra a.m.k. þremur dögum fyrir fund.

Framkvæmdastjóri skal sitja stjórnarfundi og hefur þar málfrelsi, þó hann sé ekki stjórnarmaður, nema stjórnin ákveði annað í einstaka tilvikum.

Hefð er fyrir því að varastjórnarmenn sæki stjórnarfundi og fái upplýsingar til jafns við stjórnarmenn. Þeirri hefð er ekki breytt með starfsreglum þessum og skulu varastjórnarmenn vera boðaðir og fá upplýsingar eins og aðrir stjórnarmenn. Varastjórnarmenn fara þó ekki með atkvæði komi til formlegra atkvæðagreiðslna á stjórnarfundum.

Fundargerð skal rituð um það helsta sem fram fer á stjórnarfundi. Fundargerðin skal send stjórnarmönnum með tölvupósti innan nokkurra daga frá lokum fundar til kynningar. Skal hún staðfest með skriflegum hætti á næsta stjórnarfundi á eftir.

4. Lögmætar ákvarðanir og samskipti milli stjórnarmanna
Formaður stýrir stjórnarfundum en varaformaður í forföllum hans. Í forföllum beggja skal sá stjórnarmaður sem lengst hefur setið stýra fundi.

Stjórn er ákvörðunarbær þegar meirihluti stjórnar sækir löglega boðaðan fund.

Ákvarðanir stjórnar skulu teknar með einföldum meirihluta atkvæða. Verði atkvæði jöfn telst tillaga ekki samþykkt. Leggja skal fyrir fund öll mikilvæg mál, sem varða starfsemi félagsins en falla ekki undir daglegt ákvörðunarvald framkvæmdastjóra, auk annars sem eðlilegt getur talist að stjórn félagsins láti til sín taka. Þótt málefni falli undir ákvörðunarvald framkvæmdastjóra getur hann borið það undir stjórnarfund, eins og hann telur ástæðu til.

Formaður getur staðið fyrir því að ákvarðanir séu teknar á grundvelli tölvupóstsamskipta ef málefni þolir ekki bið eða formaður telji málið þess eðlis að unnt sé að afgreiða það á þennan hátt. Ákvarðanir sem teknar eru með þessum hætti skulu bókaðar í fundargerð líkt og aðrar ákvarðanir stjórnar, næst þegar stjórn hittist.

Heimilt er að halda fund með aðstoð rafrænna miðla, svo sem fjarfundarbúnaðar. Telst stjórnarfundur sóttur af þeim sem taka þátt í honum með aðstoð slíkra miðla. Mælst er til þess að stjórnarmenn mæti á stjórnarfundi í eigin persónu eins og mögulegt er.

Stjórnarmenn skulu tryggja öryggi gagna, á hvaða formi sem þau eru, sem eru í þeirra vörslum og tengjast stjórnarstörfum þeirra og gæta þess að óviðkomandi hafi ekki aðgang að þeim.

Þurfi undirskrift stjórnarmanns vegna ákvarðana sem stjórn hefur tekið er heimilt að afla þeirra hjá hverjum stjórnarmanni fyrir sig.

Störf stjórnar skulu almennt fara fram á stjórnarfundum. Stjórnarmenn skulu gæta sín á því að þeir fara ekki, sem einstakir stjórnarmenn, með neitt boðvald yfir framkvæmdastjóra, starfsmönnum, öðrum trúnaðarmönnum, viðsemjendum eða almennum félagsfundum. Hafi stjórnarmaður athugasemdir við störf eða háttsemi einhverra sem hér eru upp taldir er stjórnarfundur réttur vettvangur til að fjalla um þær.

5. Hagsmunaárekstrar
Hvorki stjórnarmaður né framkvæmdastjóri má taka þátt í ákvörðun um samning, sem þeir eða aðilar þeim nákomnir eru aðilar að eða hafa annarra verulegra hagsmuna að gæta. Við mat á því hvort stjórnamaður teljist hæfur eða ekki skal höfð hliðsjón af vanhæfisreglum stjórnsýslulaga.

Stjórnarmanni er skylt að vekja athygli stjórnar á því ef fyrir hendi eru aðstæður sem er til þess fallnar að hæfi stjórnarmanns eða framkvæmdastjóra verði dregið í efa.

Nú er stjórnarmaður eða framkvæmdastjóri vanhæfur við meðferð máls og skal hann þá víkja af stjórnarfundi meðan viðkomandi mál er tekið fyrir.

Sæki stjórnarmaður eftir viðskiptum við félagið, þ.m.t. starfi hjá því, skal hann segja sig úr stjórninni áður en hann gerir það. Þetta á ekki við um viðskipti sem teljast venjuleg og/eða smávægileg. Stjórnarmaður getur óskað eftir sérstakri undantekningu stjórnar og skal slík umsókn tekin fyrir sem sérstakt mál. Sömu reglur að þessu leyti gilda um viðskipti maka og félags sem stjórnarmaður eða eigandi hans er raunverulegur eigandi að.

6. Stjórnun félagsins
Stjórn félagsins ræður framkvæmdastjóra, veitir honum prókúrumboð, ákveður kjör hans, verksvið, gerir við hann ráðningarsamning, hefur eftirlit með störfum hans og veitir lausn.

Stjórnun félagsins er í höndum stjórnar og framkvæmdastjóra. Stjórn félagsins er með æðsta vald í málefnum félagsins milli aðal- og félagsfunda.

Stjórnin skal sjá um að fullnægjandi skipulag sé á rekstri félagsins og hafa eftirlit með honum, þ.m.t. að bókhald sé í góðu horfi. Stjórn skal tryggja að félagið sé rekið í samræmi við lög þess og löggjöf eins og við á.

Stjórn ber ábyrgð á því að setja félaginu markmið og móta stefnu þess innan þess ramma sem lög félagsins setja. Stjórn ber ábyrgð á áætlunargerð og skal í því sambandi hafa samvinnu við framkvæmdastjóra og aðra starfsmenn eftir þörfum.

Framkvæmdastjóri annast daglega stjórn félagsins og skal í því sambandi fylgja stefnu og fyrirmælum stjórnar. Hann skal sjá um að bókhald félagsins sé í samræmi við gildandi lög og að fjárreiður þess séu með tryggum hætti. Til daglegrar stjórnar heyra ekki ákvarðanir sem eru óvenjulegar eða þýðingarmiklar miðað við umfang og eðli rekstrar félagsins. Slíkar ákvarðanir getur framkvæmdastjóri einungis tekið samkvæmt sérstakri heimild frá stjórn, nema ákvörðun geti ekki beðið án þess að verða félaginu til augljóss tjóns. Í síðast greindum tilvikum skal framkvæmdastjóri hafa samráð við formann stjórnar og tilkynna stjórn um ákvörðun sína án tafar. Nánar skal kveðið á um starfssvið framkvæmdastjóra í starfssamningi við hann.

Stjórn félagsins er bæði rétt og skylt að krefjast þeirra upplýsinga og gagna sem henni eru nauðsynlegar til þess að geta sinnt hlutverki sínu. Gæta skal þess að allir stjórnarmenn hafi jafnan aðgang að upplýsingum um félagið.

Stjórn skal taka ákvörðun um byggingu fasteigna, kaup, sölu, veðsetningu eða leigu á eignum sem nýttar eru fyrir starfsemi félagsins. Hið sama gildir um ákvarðanir um breytingar á völlum og/eða framkvæmdir, enda sé ekki um hrein viðhaldsverkefni að ræða.

7. Fundargerðabók
Færa skal allar ákvarðanir stjórnar í fundargerðabók sem og þær umræður sem máli skipta. Formaður ber ábyrgð á ritun fundargerða og varðveislu ásamt ritara.

Endanleg fundargerð skal liggja fyrir til samþykktar í upphafi næsta stjórnarfundar.

Fundargerðabók skal varðveitt á skrifstofu félagsins og skal hún vera aðgengileg fyrir stjórnarmenn, framkvæmdastjóra og endurskoðendur félagsins. Heimilt er að varðveita fundargerðabók með rafrænum hætti.

Stjórnarmaður eða framkvæmdastjóri sem ekki er samþykkur ákvörðun stjórnar, á rétt á að fá afstöðu sína skráða í fundargerðabók.

8. Undirnefndir stjórnar
Stjórn getur skipað undirnefndir eins og hún telur þörf á hverju sinni. Stjórn skal skipa hverri undirnefnd formann sem skal vera úr hópi aðal- eða varastjórnarmanna. Heimilt er að skipa í undirnefndir félagsmenn sem eru ekki í stjórn, en þess skal þó ávallt gætt að meirihluti undirnefndar sé skipaður aðal- og varastjórnarmönnum.

Undirnefndir skulu tryggja að stjórn fái reglulega greinargóðar upplýsingar um störf þeirra. Hlutverk undirnefnda er að undirbúa mál og eftir atvikum leggja fram tillögur og upplýsingar um mál til stjórnar.

Undirnefndir hafa ekki formlegt ákvörðunarvald í málum ef frá eru skilin tilviki þar sem stjórn hefur veitt þeim sérstakt og afmarkað umboð til þess.

9. Þagnarskylda- og trúnaðarskylda. Hegðun stjórnarmanna
Stjórnarmenn skulu gæta þagmælsku í hvívetna um málefni félagsins. Sama gildir um hvers konar áform eða aðra hagi þeirra sem skipta við félagið, sem og um önnur atriði sem stjórnarmenn fá vitneskju um í störfum sínum fyrir félagið.

Stjórnarmenn skuldbinda sig til að hagnýta sér hvorki í eigin þágu né í þágu annarra utan félagsins vitneskju eða hugmyndir, sem þeir fá aðgang að í störfum sínum fyrir félagið.

Stjórnarmenn skulu vera fyrirmynd almennra félagsmanna og annarra áhugamanna um golf í hvívetna og hafa að leiðarljósi golfreglur, siðareglur golfíþróttarinnar, sem og önnur lög og siðareglur íþróttahreyfingarinnar, eins og við getur átt. Stjórnarmenn skulu gæta sín í opinberri umræðu, þ.m.t. á samfélagsmiðlum. Kjósi þeir að láta skoðun sína í ljós, þá fari ekki á milli mála að um persónulega skoðun sé að ræða sem þurfi ekki að endurspegla viðhorf stjórnar GR.

Telji stjórn að stjórnarmaður hafi hegðað sér með hætti sem er ósamrýmanlegur ákvæðum þessum getur hún ályktað um það og birt slíka ályktun opinberlega, telji hún hagsmuni GR krefjast þess. Við framkvæmd þessarar greinar skal stjórn gæta að því að meta þarf hvert mál sérstaklega. Eigi mál undir aganefnd eða aðra úrskurðaraðila, þ.m.t. á kærustigi, kann að vera eðlilegt að mál fái viðeigandi meðferð á þeim vettvangi áður heimildum þessara málsgreinar verði beitt. Stjórn skal einnig varast að taka afstöðu í málum þar sem atvik eru umdeild og sönnunaratriði ekki augljós.

Stjórnarmenn og framkvæmdastjóri skulu vera lögráða, fjár síns ráðandi og mega ekki á síðustu þremur árum hafa í tengslum við atvinnurekstur hlotið dóm fyrir refsiverðan verknað samkvæmt almennum hegningarlögum eða lögum um hlutafélög, einkahlutafélög, samvinnufélög, sjálfseignarstofnanir sem stunda atvinnurekstur, bókhald eða ársreikninga. Hljóti stjórnarmaður eða framkvæmdastjóri dóm vegna ofangreinds skal hann segja af sér stjórnarmennsku. Afsögn getur verið tímabundin ef máli er áfrýjað til æðri dóms.